Account opruimen

Uitschakelen

Ga naar admin.google.com, zoek en open het gebruikersaccount in de directory. Je kunt ook de gebruikersnaam in de zoekbalk bovenaan de pagina typen. Nadat je de gebruiker hebt geselecteerd, zie je aan de linkerkant een kolom die er ongeveer hetzelfde uitziet als op de afbeelding.

We beginnen met het uitschakelen van het account. In het Nederlands wordt dit "Opschorten" en in het Engels "Suspend" genoemd.

Bevestig je keuze.

Let op: een opgeschorte gebruiker wordt niet verwijderd. Er wordt hiermee een Google Workspace-licentie gebruikt. Als dit een fout was, kun je de opschorting ongedaan maken en verandert er niets. Alle gegevens in de thuisschijf en mailbox blijven intact. Je kunt ook het account definitief verwijderen, dan is het echt weg. Er is geen 'vuilnisbak' waar je het uit terug kunt halen.

Gebruiker updaten

In het linkerkolom zie je ook "Gebruiker updaten", of "Update user".

Gebruikersgegevens aanpassen

In deze stap wordt het duidelijk dat het account is uitgeschakeld en eventueel ook met een kenmerk, zoals een verwijzing naar een incidentnummer. Wat verander je:

Voornaam: "zzz<voornaam> - <incidentnummer>"
Achternaam: "zzz<achternaam> - Verwijderen na dd/mm/jj"

Voorbeeld:
Voornaam: zzzJoost - INC0318341S
Achternaam: zzzden Draaijer - Verwijderen na 12 januari 2027

Laat het e-mail  adres zoals het is. en klik "Gebruiker updaten".

Organisatie Eenheid

De laatste stap is het verplaatsen van het account naar een andere Organisatie Eenheid (Organisational Unit) waar diensten aan zijn uitgeschakeld. Denk aan e-mail, drive, etc. (dit doe je vanuit Apps > Google Workspace > Servicestatus)

Bijvoorbeeld de OU "Suspended Accounts".

Het resultaat zie je op de afbeelding.